ปีเก่าผ่านไป ปีใหม่ใกล้เข้ามา เมื่อธุรกิจของคุณกำลังเติบโตขึ้นเรื่อยๆ จึงถือเป็นฤกษ์งามยามดีที่จะมาย้อนดูภาพรวมธุรกิจที่เกิดขึ้นในปีที่ผ่านมา เพื่อการประเมินและพัฒนาศักยภาพขององค์กรให้เหนือขึ้นอีกขั้น การจัดการบัญชีเงินเดือนอย่างมีประสิทธิภาพเป็นองค์ประกอบอย่างหนึ่งที่จะช่วยให้บริษัทก้าวต่อไปข้างหน้าอย่างมั่นคงด้วยศักยภาพที่มากขึ้นกว่าเดิม นั่นเพราะพนักงานคุณภาพถือเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยให้บริษัทผลิตผลงานให้เป็นที่รู้จัก และมีชื่อเสียงในวงกว้าง การจะยกระดับการทำบัญชีเงินเดือนให้มีประสิทธภาพยิ่งขึ้น จึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่ทำให้บริษัทได้ทราบถึงความต้องการ รวมถึงความพึงพอใจของ พนักงานที่มีต่อระบบการทำบัญชีเงินเดือน รวมถึงสวัสดิการต่างๆ ที่บริษัทจัดหาให้ในปัจจุบัน ทั้งหมดก็เพื่อการพัฒนาไปสู่สิ่งที่ดีกว่าเดิม ที่สำคัญคือจะต้องเป็นการทำบัญชีเงินเดือนที่คู่ขนานไปกับนโยบายและทิศทางการดำเนินธุรกิจของบริษัทด้วยเช่นกัน มาวางแผนการทำบัญชีเงินเดือนอย่างมีกลยุทธ์ไปกับ i-Admin ได้ในบทความนี้
ประเมินประสิทธิภาพของการทำเพย์โรล
แน่นอนว่าขั้นตอนก่อนที่จะพัฒนา ปรับปรุง กระบวนการต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นได้ จำเป็นจะต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจประสิทธิภาพของกระบวนการที่มีอยู่ใรนปัจจุบันก่อน สำหรับในที่นี้ก็คือกระบวนการในการทำบัญชีเงินเดือนนั่นเอง โดยอาจเริ่มจากการสำรวจจุดอ่อนและจุดแข็งก่อนเป็นลำดับแรก อาจพิจารณาถึงความถูกต้องแม่นยำ อย่างเช่นการหักภาษี ณ ที่จ่าย ค่าประกันสังคม หรือค่าใช้จ่าย ได้รับการจดบันทึกลงในระบบอย่างถูกต้อง รวมถึงเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายอย่างเช่นกฎหมายภาษี กฎหมายแรงงาน เป็นต้น เมื่อยุคนี้เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการทำบัญชีเงินเดือนมากกว่าที่เคย จึงควรตรวจสอบประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์ทำบัญชีเงินเดือนที่ใช้อยู่ในปัจจุบันด้วยเช่นกัน หากต้องมีการอัปเกรด หรือปรับปรุงให้ทันกับเทรนด์ที่เปลี่ยนไป ก็จะสามารถทำได้อย่างทันท่วงที ระยะเวลาที่ใช้ในการทำบัญชีเงินเดือนก็สำคัญไม่แพ้กัน หากเล็งเห็นว่ากระบวนการทำบัญชีเงินเดือนในปัจจุบันใช้เวลามากเกินความจำเป็น หมายความว่าบริษัทสูญเสียเวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำเพย์โรล ทำให้ไม่สามารถพัฒนาโมเดลธุรกิจส่วนอื่นๆ ได้อย่างเต็มที่ หรือถ้าหากบริษัทใช้บริการ Outsource Payroll กระบวนการทำงานที่กินเวลาจำนวนมากอาจส่งผลกระทบต่อความพึงพอใจของพนักงาน จนทำให้เกิดผลเสียในระยะยาวได้เช่นกัน
ตั้งเป้าหมายการทำบัญชีเงินเดือนสำหรับปีใหม่
การประเมินที่เกิดขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้านี้ ทำให้บริษัททราบถึงจุดอ่อนที่ควรได้รับการพัฒนา และจุดแข็งที่ควรรักษาเอาไว้ ทำให้สามารถตั้งเป้าหมายในการทำบัญชีเงินเดือนได้ง่ายขึ้น เพิ่มความถูกต้อง ประหยัดเวลา และลดการเกิดความล่าช้าได้อีกด้วย นอกเหนือจากการพัฒนาและปรับปรุงระบบให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นแล้ว สิ่งที่จะมองข้ามไปไม่ได้เลยเป็นอันขาดคือการปกป้องข้อมูลของพนักงาน ป้องกันการเกิดเหตุการณ์ข้อมูลรั่วไหล (Data Breach) ซึ่งอาจเกิดจากผู้ไม่หวังดี หรือช่องโหว่ของระบบ กระแสความต้องการของพนักงานเปลี่ยนไปอยู่เสมอ การขึ้นปีใหม่จึงถือเป็นโอกาสที่ดีที่บริษัทจะทำการอัปเดตเทรนด์การทำบัญชีเงินเดือนให้สอดคล้องกับความต้องการของพนักงานมากกว่าที่เคย โดยอาจเริ่มจากการสำรวจเทรนด์การทำบัญชีเงินเดือนที่เกิดขึ้นในตลาด แล้วนำมากลั่นกรองเพื่อใช้สอบถามความพึงพอใจของพนักงานอีกครั้ง อย่าลืมเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความเห็นที่มีต่อบริษัท [IP1] จุดนี้จะช่วยชี้แนวทางการดำเนินงานให้บริษัท อีกทั้งยังช่วยสร้างความเชื่อมั่นของพนักงานที่มีต่อองค์กรอีกด้วย ถือเป็นการแสดงให้เห็นว่าบริษัทรับฟังความเห็นพนักงาน และพร้อมพัฒนา ปรับตัว ให้สอดรับกับการเปลี่ยนแปลงในโลกที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ
วางแผนให้ดี ปฏิบัติตามให้เหมาะสม
กระบวนการทั้งหมด ได้นำมาสู่ขั้นตอนสุดท้าย นั่นคือการนำแนวทางการทำบัญชีเงินเดือนที่วางแผนเอาไว้มาใช้งานจริง ก่อนอื่นควรเริ่มจากการแจ้งนโยบายที่เกิดขึ้นใหม่นี้ให้ทุกคนในบริษัท รวมถึงผู้ถือหุ้น หรือบุคคลอื่นๆ ที่มีความเกี่ยวข้องให้ทราบโดยทั่วกัน เมี่อลงมือปฏิบัติแล้วสิ่งที่ควรทำต่อจากนี้คือการตรวจสอบประสิทธิภาพของการทำบัญชีเงินเดือนเป็นระยะๆ หากเล็งเห็นว่ากระบวนการที่เกิดขึ้น ไม่เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นอยู่ในขณะนั้นๆ จะได้ดำเนินการปรับปรุงแก้ไขให้ตอบโจทย์ และตรงจุด ได้อย่างทันท่วงที