การแพร่ระบาดในไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ได้เปลี่ยนโลกไปจากวิถีที่เคยมีมาก่อน การมาถึงของยุค New Normal สอนให้ทุกคนปรับตัว หนึ่งในการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่เกิดขึ้นทั่วโลกคือรูปแบบการทำงานที่ไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป ก่อนหน้านี้สถานที่ทำงานของพนักงานออฟฟิศ ย่อมหมายถึงที่ออฟฟิศ
การเดินทางไปทำงานในตอนเช้าและกลับบ้านในตอนเย็น เป็นเวลาอย่างน้อย 5 วันต่อสัปดาห์ เป็นวิถีชีวิตแสนธรรมดาที่พนักงานเงินเดือนคนไหนๆ ต่างก็คุ้นชิน แต่แล้วโลกก็ได้รู้จักกับวิถีการทำงานรูปแบบใหม่ อย่าง Work From Home และ Hybrid Working ในเวลาต่อมา ทุกวันนี้ Hybrid Working กลายมาเป็นรูปแบบการทำงานของหลายๆ บริษัท สิ่งนี้อาจเพิ่มความท้าทายให้การทำบัญชีเงินเดือน บริษัทจึงต้องหาทางปรับตัว ปรับวิถีการทำเพย์โรล เพื่อให้รองรับการทำงานในรูปแบบใหม่นี้ได้อย่างลงตัว
เช็กเวลาตอกบัตรเข้างาน ผ่านช่องทางออนไลน์
เชื่อว่าโดยปกติแล้วแต่ละบริษัทจะมีนโยบายตรวจสอบวันทำงานของพนักงานจากการตอกบัตร หรือสแกนลายนิ้วมือก่อน-หลังเข้างานในแต่ละวัน บางบริษัทอาจมีนโยบายเช็กวันทำงานในรูปแบบอื่นๆ ที่แตกต่างกันออกไป เพราะถึงอย่างไรการมาปรากฏตัวของพนักงานก็เป็นการพิสูจน์ได้แล้วว่าพนักงานเหล่านั้นเข้างานจริง แต่การทำงานแบบ Hybrid Working ได้ผสมผสานการทำงานแบบ Work Form Home ด้วยส่วนหนึ่ง
เมื่อไม่มีการมาตอกบัตรเข้างานให้เห็นอย่างชัดเจน บริษัทจึงต้องมีนโยบายการตอกบัตรผ่านช่องทางหรือแพลตฟอร์มออนไลน์ เพื่อเป็นช่องทางในการยืนยันว่าพวกเขามาทำงานจริง นอกจากนี้ยังมีอีกหนึ่งนโยบายที่หลายบริษัทนิยมใช้กัน นั่นคือการให้พนักงานลงบันทึกชั่วโมงการทำงานผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์
โดยระบบดังกล่าวมักจะรวบรวมฟังก์ชันที่หลากหลายเอาไว้ ไม่ว่าจะเป็นการลงบันทึกเข้าทำงาน ลงบันทึกชั่วโมงการทำงาน บางอันยังอาจรวมถึงระบบลางานด้วยตนเอง เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกในการใช้งานของพนักงานนั่นเอง
กล่าวได้ว่าระบบการตอกบัตรเข้าออกงานผ่านช่องทางออนไลน์ จะช่วยให้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบทำเพย์โรล อย่างทีม HR หรือ Outsource Payroll สามารถติดตามวันทำงานย้อนหลังในแต่ละเดือน เพื่อการทำเงินเดือนได้อย่างแม่นยำ หรือหากมีการคิดคำนวณค่าทำงานล่วงเวลา หรือโบนัสปลายปี
ชั่วโมงการทำงานเหล่านี้ก็จะช่วยให้คิดคำนวณค่าตอบแทนเหล่านั้นออกมาได้อย่างถูกต้อง การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดทำบัญชีเงินเดือน และยังสะดวกต่อการใช้งานจริงของหลายๆ ฝ่าย ทั้งฝ่ายพนักงาน ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบทำเพย์โรล รวมไปถึงบริษัท ไม่ว่าจะพนักงานของคุณจะทำงานจากที่ไหน ก็สามารถเข้าถึงระบบดังกล่าวได้ หรือหากเป็นวันเข้าทำงานที่ออฟฟิศ บริษัทก็มีนโยบายการรายงานตัวแบบอื่นๆ คอยรองรับอยู่แล้ว หรือถ้าหากจะปรับรูปแบบการตอกบัตรของทุกวันไม่ว่าจะทำงานจากที่บ้านหรือออฟฟิศ ให้เป็นไปในรูปแบบเดียวกัน นั่นคือผ่านทางแพลตฟอร์มออนไลน์ ก็จะสะดวกต่อการเก็บดาต้าของระบบอีกเช่นกัน
นโยบาย Hybrid Working ที่ชัดเจน
ส่วนหนึ่งที่จะทำให้บริษัทปรับตัวให้เข้ากับการทำงานแบบ Hybrid Working ได้อย่างราบรื่น คือการกำหนดนโยบายวันทำงานที่ชัดเจน
จริงอยู่ที่การทำงานรูปแบบนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานของพนักงานผ่านทางการให้อิสระพนักงานมากขึ้น ถึงอย่างนั้นบริษัทก็ควรมีกฎเกณฑ์ในการทำงานที่ชัดเจน ไม่ปล่อยให้พนักงานสามารถตัดสินใจทำงานจากบ้านหรือออฟฟิศได้ตามชอบ เช่นอาจกำหนดให้เข้างานที่ออฟฟิศ 3 วัน ต่อสัปดาห์ และWork Form Home 2 วันต่อสัปดาห์ อาจกำหนดตารางสำหรับพนักงานแต่ละคนเพื่อยกระดับความชัดเจน ทั้งยังเป็นประโยชน์ต่อการติดตามชั่วโมงการทำงานของทีมที่มีหน้าที่จัดทำบัญชีเงินเดือนอีกด้วย
รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงจากเดิมนี้อาจสร้างความวิตกกังวลในการทำเพย์โรลของบริษัท อย่างไรก็ตามเทคโนโลยีที่ล้ำสมัยก็ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญ เพิ่มความสะดวกในการทำเพย์โรลผ่านการใช้ AI ในซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน ลดภาระการทำงานเพย์โรลได้ไม่มากก็น้อยเลยทีเดียว
Comments