การมาถึงของโควิด19 ที่เกิดขึ้นทั่วโลก ได้ผลักดันให้เกิดผลกระทบและความเปลี่ยนแปลงขึ้นในหลายด้าน ภายหลังจากที่หลายบริษัทมองหารูปแบบการทำงานที่จะขับเคลื่อนธุรกิจให้เดินหน้าต่อไปได้ภายใต้วิถีการใช้ชีวิตแบบ New Normal ซึ่งหมายรวมถึงการเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distancing) การทำงานในรูปแบบที่เรียกว่า Work From Home ก็ได้กลายมาเป็นวิถีการทำงานรูปแบบใหม่ ที่กลายมาเป็นธรรมเนียมทั่วไปของหลายบริษัทจนถึงทุกวันนี้ ยิ่งไปกว่านั้น ในเวลาต่อมายังได้มีการปรับเปลี่ยนให้เข้ากับโครงสร้างของแต่ละบริษัทมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการทำงานแบบ Hybrid หรือ การจ้างงานพนักงานแบบฟรีแลนซ์ พาร์ทไทม์ รวมไป Virtual Office หรือออฟฟิศเสมือน ที่พนักงานทำงานจากระยะไกล โดยบริษัทไม่จำเป็นต้องเช่าพื้นที่สำนักงานจริงๆ แต่ก็มีที่อยู่ธุรกิจและเบอร์โทรศัพท์ราวกับว่าเช่าสำนักงานไว้จริงๆ รูปแบบการทำงานทั้งหมดที่เกิดขึ้นในเวลาต่อมา ทำให้เห็นว่าโลกของการทำงานออฟฟิศแบบที่ต้องเข้าบริษัทเพื่อทำงานทุกวัน ไม่ใช่รูปแบบการทำงานแบบเดียวเหมือนกับที่มีมาก่อนหน้านี้อีกแล้ว เพราะฉะนั้นแล้วการทำบัญชีเงินเดือนจึงต้องปรับเปลี่ยนตามกระแสให้ทัน การให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการทำเพย์โรลอย่างเช่นบริษัท Outsource เข้ามาดูแลการทำบัญชีเงินเดือน ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าการทำบัญชีเงินเดือนของบริษัทคุณจะออกมาอย่างถูกต้อง และอัปเดตทันทุกข้อกำหนดการทำเพย์โรลอยู่เสมอ แต่นั่นเป็นเพียงแค่ข้อดีส่วนเดียวเท่านั้น
ลดความเสี่ยงจากการเกิดข้อผิดพลาด
อาจมีหลายบริษัทที่มองว่าการทำเพย์โรลเป็นเรื่องง่าย ไม่ได้ยุ่งยากซับซ้อนอะไร จึงเลือกที่จะจัดการดูแลการทำบัญชีเงินเดือนกันเองภายในองค์กร ยิ่งถ้าหากเป็นสตาร์ทอัพที่มีงบประมาณจำกัดจนบีบบังคับให้ผู้ประกอบการต้องลงมือทำหลายหน้าที่ด้วยตัวเอง การตัดสินใจเช่นนี้อาจกลายเป็นภาระที่เกิดขึ้นตามมาในภายหลัง จริงอยู่ที่การทำเพย์โรลอาจดูเหมือนไม่ได้ยุ่งยากซับซ้อนอะไร เป็นเพียงงานลักษณะซ้ำๆ ที่ต้องทำเป็นประจำ แต่การทำเพย์โรลก็มีทั้งแบบที่ถูกต้องและแบบที่ผิด อันดับแรกคือรายละเอียดข้อมูลที่ควรมีอยู่บนสลิปเงินเดือนจะต้องครบถ้วนตามข้อกำหนด และจะต้องชี้แจงทุกรายการเดินบัญชีอย่างครบถ้วน ทั้งเงินที่หักออกและเงินได้เพิ่มเติมซึ่งจะต้องระบุแหล่งที่มารายได้เหล่านั้นให้ชัดเจนด้วย นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดในส่วนของอัตราการหักเงินที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับฐานเงินเดือน รวมไปถึงประเภทพนักงานที่แตกต่างกันด้วย อีกข้อผิดพลาดที่มักจะถูกมองข้ามไป คือเรื่องของการทำจ่ายอย่างตรงต่อเวลา ทั้งการจ่ายเงินพนักงาน และการหักภาษีเพื่อนำส่งภาครัฐ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีหลัง หากมีการจ่ายล่าช้าอาจส่งผลให้บริษัทต้องเผชิญหน้ากับปัญหาและความยุ่งยาก รวมไปถึงค่าปรับด้วยเช่นกัน
ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มเวลาโฟกัส
การทำเพย์โรลเองไม่ได้ช่วยลดค่าใช้จ่ายเหมือนอย่างที่หลายๆ คนคิด ยิ่งถ้าหากเป็นในโลกการทำงานยุคใหม่ที่เน้นการทำงานจากระยะไกล การทำเพย์โรลแบบที่ต้องอาศัยพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ทำให้บริษัทต้องเสียงบประมาณไปกับการเช่าพื้นที่เพื่อจัดเก็บเอกสาร และเพื่อให้ทีมที่มีหน้าที่รับผิดชอบทำเพย์โรลได้นั่งทำงานอย่างเป็นระบบ ซึ่งดูแล้วขัดแย้งกับการทำงานในยุคใหม่นี้มาก หรือถ้าหากบริษัทเลือกที่ซื้อโปรแกรมซอฟต์แวร์เพย์โรลเข้ามาเพื่อดูแลจัดการด้วยตัวเอง ก็ต้องใช้เวลาส่วนหนึ่งในการเรียนรู้โปรแกรม ยิ่งถ้าหากธุรกิจขยายตัวและมีจำนวนพนักงานเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ก็จะยิ่งเสียเวลาในการทำเพย์โรลเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ยิ่งใช้เวลามากก็ยิ่งขาดทุนมาก การใช้บริการ Outsource จะช่วยลดโอกาสทางธุรกิจที่อาจสูญเสียไปในขณะที่คุณต้องจัดการเพย์โรลด้วยตัวเอง คืนเวลาอันมีค่าให้คุณได้กลับมาโฟกัสการพัฒนาธุรกิจของคุณมากขึ้น