การทำ Payroll เป็นเรื่องสำคัญและจำเป็นที่มีในทุกบริษัท การจัดทำบัญชีเงินเดือนจะช่วยบันทึกการจ่ายค่าจ้างอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เป็นหลักฐานว่าบริษัทได้จ่ายค่าจ้างให้พนักงานตามที่ตกลงกันไว้จริง หากมีการทำงานล่วงเวลา หรือลางานแบบ Leave without pay ที่ส่งผลต่อจำนวนเงินเดือนที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง Payroll ที่ถูกจัดทำขึ้น ก็จะเป็นหลักฐานที่ช่วยบันทึกแจกแจงจำนวนตัวเลขที่จ่ายในครั้งนั้นๆ ยิ่งเมื่อมีโปรแกรมซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยจัดการดูแล การทำเพย์โรลจึงสะดวกสบาย และรวดเร็วมากกว่าที่เคย ช่วยให้บริษัทประหยัดเวลาที่ต้องเสียไปกับการทำเพย์โรล และนำเวลาที่ได้คืนมาเหล่านี้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างเช่นการพัฒนาธุรกิจ นั่นเพราะ ซอฟต์แวร์เพย์โรลเข้ามาช่วยลดงาน ลดเอกสาร ในกระบวนการทำงานของ HR นั่นเอง จึงไม่แปลกใจที่หลายบริษัทต่างเลือกที่จะหันมาใช้บริการซอฟต์แวร์เพย์โรล โดยเฉพาะอย่างยิ่งประเภทที่มีระบบการทำงานอยู่บนเว็บไซต์ (อ่าน เหตุใดธุรกิจต่างๆ จึงเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนบนเว็บ) ประโยชน์ของการทำเพย์โรลมีอยู่มากมาย รายละเอียดที่กล่าวมาข้างต้นเป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งเท่านั้น อย่างไรก็ตามยังมีอีกหัวข้อสำคัญที่จะละเลยไปไม่ได้เป็นอันขาด นั่นคือการทำเพย์โรลที่เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายอย่างครบถ้วน แน่ใจแล้วหรือยังว่าบริษัทของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านั้นได้ถูกต้อง ครบทุกข้อแล้ว?
ในการจัดทำเพย์โรล บริษัทจำเป็นที่จะต้องระบุข้อมูลในเพย์โรลแต่ละฉบับของพนักงานแต่ละคนให้ครบถ้วน เพราะเอกสารนี้คือเอกสารสำคัญที่พนักงานของคุณจะนำไปใช้ประกอบการพิจารณาการขอสินเชื่อส่วนบุคคล รีไฟแนนซ์ สมัครบัตรเครดิต หรือทำธุรกรรมการเงินกับสถาบันการเงินต่างๆ นอกจากนี้ยังเพื่อประกอบการยื่นภาษี สมทบกองทุนประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพประจำปี ประจำเดือนหรือสำหรับการสมัครงานในที่ใหม่ สลิปเงินเดือนที่บริษัทออกให้จะช่วยเป็นหลักฐานที่ช่วยยืนยันว่าพนักงานของคุณได้รับเงินค่าจ้างตามที่ระบุไว้ก่อนหน้าจริง ดังนั้นแล้วสลิปเงินเดือน หรือก็คือเพย์โรล จึงจำเป็นต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้อย่างไม่ขาดตกบกพร่อง:
ชื่อเอกสาร: จะต้องมีข้อความระบุว่าเอกสารฉบับนั้นเป็นสลิปเงินเดือนอย่างชัดเจนที่ระบุว่าเป็นสลิปเงินเดือน (Pay Slip)
ข้อมูลบริษัท: ชื่อบริษัท และที่อยู่ของบริษัทที่สามารถติดต่อได้ จะต้องปรากฏอยู่บนสลิปเงินเดือน ถือเป็นการแสดงตัวตนบริษัท และแสดงความโปร่งใสที่สามารถตรวจสอบได้
ข้อมูลพนักงาน: นอกจากชื่อ-นามสกุลของพนักงานแล้ว ข้อมูลสำคัญที่จะขาดไปไม่ได้ยังรวมถึง รหัสพนักงาน ตำแหน่งงาน และแผนกที่สังกัด
รอบหรือระยะเวลาของการชำระเงิน และวันเดือนปีที่จ่ายเงิน: ควรระบุช่วงเวลาในการจ่ายเงินให้ชัดเจน ว่าเงินค่าจ้างตามที่ระบุในสลิปเงินเดือนนั้นๆ เป็นการจ่ายเงินเดือนสำหรับชั่วโมงการทำงานในช่วงเดือน หรือวันไหน รวมไปถึงมีการทำจ่ายในวันเดือนปีที่เท่าไร
แจกแจงที่มาของแหล่งรายได้ของพนักงาน: รายละเอียดตรงนี้ก็สำคัญไม่แพ้กัน และยังเป็นส่วนที่มักจะโดนละเลย ไม่ให้ความสนใจ นอกเหนือจากเงินเดือนซึ่งเป็นตัวเลขประจำที่พนักงานได้รับในแต่ละเดือน ยังมีแหล่งที่มาของรายได้ส่วนอื่นๆ ที่พนักงานได้รับในรอบการจ่ายเงินครั้งนั้นๆ หรือไม่ เช่น ค่าคอมมิชชัน โบนัส ค่าทำงานล่วงเวลา (OT) รายได้พิเศษ หรืออื่นๆ
ค่าใช้จ่ายรายการอื่นๆ ที่ถูกหัก: ก่อนจะรวมเป็นรายได้สุทธิ ควรมีการชี้แจงให้เห็นชัดถึงการหักเงินตามที่กฎหมายกำหนด เช่น เงินสมทบกองทุนประกันสังคม ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย เงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรืออาจะเป็นการหักรายจ่ายส่วนต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับเงินค่าจ้างของพนักงาน
รายได้สุทธิ: ภายหลังจากที่มีการแจกแจงรายละเอียดเงินได้ และเงินหัก สุดท้ายคือการสรุปยอดเงินให้เห็นเป็นตัวเลขสุดท้ายที่พนักงานจะได้รับในรอบการจ่ายเงินนั้นๆ
นอกเหนือจากรายละเอียดที่ควรมีในสลิปเงินเดือน ดังที่ได้กล่าวไปข้างต้น ก็ยังมี ข้อกำหนดทางกฎหมายที่เจ้าของธุรกิจควรรู้ ในการจัดทำ Payroll ที่ควรศึกษา เพื่อให้การทำเพย์โรลของบริษัทคุณออกมาอย่างสมบูรณ์แบบ