HR หลายๆ ท่านคงจะรู้สึกชินชาเบื่อหน่ายไม่น้อยทุกครั้งที่ต้องเข้ามาจัดการเรื่องเพย์โรล ด้วยความที่เนื้องานนี้ทั้งกินเวลา ซับซ้อน และซ้ำซาก แต่ถึงอย่างนั้น HR ต่างก็ลงความเห็นไปในทิศทางเดียวกันว่าการจัดการเพย์โรลถือเป็นฟังก์ชันพื้นฐานของการทำธุรกิจ ดังนั้นแล้วการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในส่วนนี้ ก็จะช่วยลดภาระและอำนวยความสะดวกได้ไม่น้อยเลยทีเดียว
การจัดการเพย์โรลที่เหมาะสม ถือเป็นกุญแจสำคัญในการตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินที่พนักงานได้รับ รวมไปถึงการจ่ายว่าตรงต่อเวลาหรือไม่ ปัจจัยในส่วนนี้จะช่วยป้องกันปัญหาทางด้านกฎหมาย หรือปัญหาภายในองค์กร ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อบริษัทตามมาในอนาคตได้ หลายบริษัทมักต้องพบเจอกับปัญหาต่างๆ แต่ทั้งหมดก็มีทางแก้ไขเช่นกัน
ควรทำอย่างไรเมื่อต้องจัดการเพย์โรลสำหรับหลายกลุ่มธุรกิจในหลากหลายประเทศ
องค์กรใหญ่ๆ มักจะจ้างบริษัทที่เชียวชาญเพย์โรลจากภายนอก หรือที่เรียกกันว่า Outsource เข้ามาช่วยจัดการการทำเพย์โรลสำหรับหลายกลุ่มธุรกิจที่กระจายตัวอยู่ในหลายประเทศ แต่ SME ไม่ได้มีทุนมากพอที่จะทำเช่นนั้น บริษัทเล็กๆ เหล่านี้มักเลือกที่จะจัดการดูแลเพย์โรลกันเอง ด้วยการคำนวณกันเอง หากปรับมาจ้างทีมผู้เชี่ยวชาญด้านเพย์โรลเจ้าเล็ก ก็คงจะช่วยลดความเหนื่อยลงไปได้ไม่มากก็น้อยเลยทีเดียว
สำหรับองค์กรใหญ่ที่มีบริษัทย่อยกระจายตัวอยู่ในหลายประเทศ การจัดการบัญชีเงินเดือนดูจะเป็นเรื่องที่ซับซ้อนและท้าทายขึ้นอีกระดับ เพราะนอกจากจะต้องจัดการเรื่องตัวเลขเงินเดือนแล้ว ยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจ่ายเงินเดือนหรือการหักภาษีเป็นไปตามกฎหมายแรงงานของประเทศนั้นๆ ซึ่งแน่นอนว่าย่อมต้องแตกต่างกันออกไปในแต่ละประเทศ การจะสร้างนโยบายขั้นตอนการทำเพย์โรลเพียงหนึ่งเดียวสำหรับให้หลายประเทศปรับใช้ ก็ดูจะไม่เหมาะสมกับการทำงานของกฎระเบียบข้อบังคับของแต่ละประเทศที่แตกต่างกันเหล่านั้น แต่การจะเลือกใช้บริการซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนหลายระบบเพื่อจัดการกับเพย์โรลในแต่ละประเทศแบบแยกย่อยอันต่ออัน ก็ทำให้บริษัทต้องเสียค่าใช้จ่ายมากเกินจำเป็น การควบรวมระบบบัญชีเงินเดือนของหลายธุรกิจเอาไว้ที่ศูนย์กลางเพียงที่เดียว จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการบัญชีเงินเดือนให้สะดวกมากยิ่งขึ้น นอกจากจะช่วยลดต้นทุนแล้ว วิธีนี้ยังช่วยให้ทีม HR หรือผู้บริหาร สามารถเข้าถึงหรือเรียกดูข้อมูลบัญชีเงินเดือนของแต่ละหน่วยธุรกิจได้อย่างสะดวก โดยไม่จำเป็นต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการบัญชีเงินเดือนสำหรับแต่ละประเทศโดยเฉพาะ
ควรทำอย่างไร เมื่อข้อมูลเพย์โรลล้าหลังและกระจัดกระจายไม่เป็นที่
ไม่ทันไร ก็ถึงเวลาเตรียมข้อมูลสำหรับทำเพย์โรลซะแล้ว ยิ่งถ้าข้อมูลเหล่านั้นกระจัดกระจาย ไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ หรือในกรณีเลวร้ายที่สุด เป็นข้อมูลที่ล้าหลัง ไม่ได้รับการอัปเดตให้เป็นปัจจุบบัน ปัจจัยเหล่านี้ส่งผลต่อการเพิ่มความเสี่ยงของการคำนวนที่ผิดพลาดให้มีมากยิ่งขึ้น ทำให้ HR ต้องเสียเวลาทำงานที่ไม่จำเป็น แทนที่จะได้โฟกัสกับงาน HR ส่วนอื่นๆ
คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ได้ ด้วยการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบบนแพลตฟอร์มกลางของซอฟต์แวร์ ถัดมาคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์เพย์โรลของคุณเชื่อมต่ออยู่กับข้อมูลการเงินส่วนอื่นๆ ของพนักงานแต่ละคน เช่น การเบิกค่าใช้จ่ายส่วนต่างๆ หรือเงินที่ควรได้รับจากการทำงานล่วงเวลา รายละเอียดตรงส่วนนี้ช่วยให้การคำนวณเงินเดือนได้อย่างเที่ยงตรง และไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน
เพราะฉะนั้นแล้ว การอัปเดตข้อมูลส่วนตัวของพนักงานอย่างสม่ำเสมอจึงเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่ง ทั้งเลขบัญชี สถานะ รวมถึงที่อยู่ ข้อมูลที่อัปเดตจะช่วยให้ข้อมูลในเพย์โรลถูกต้อง ลดข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นระหว่างนายจ้าง-ลูกจ้าง และที่สำคัญคือช่วยลดเวลาในการทำงานของทีม HR
ควรทำอย่างไรเมื่อมีเหตุฉุกเฉินทางธุรกิจ และการเข้าถึงข้อมูลจากระยะไกลถูกปิดกั้น
การทำเพย์โรลจำเป็นต้องมีแผนสำรอง เพื่อให้พร้อมรองรับสถานการณ์ฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้แล้วการมีเทคโนโลยีที่พร้อมรองรับแผนสำรองตรงส่วนนี้สำคัญและจำเป็นไม่แพ้กัน
การแพร่ระบาดของโควิด-19 ถือเป็นหนึ่งตัวอย่างที่สามารถอธิบายความจำเป็นของการมีแผนสำรองได้ดี พนักงานจำเป็นต้องทำงานจากระยะไกล หรือ Work From Home เพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้ ถึงแม้พนักงานจะไม่สามารถเดินทางเข้าออฟฟิศเพื่อทำงาน แต่ธุรกิจก็ยังต้องดำเนินต่อไป เช่นเดียวกัน การจ่ายเงินเดือนก็ยังคงจะต้องเกิดขึ้นทุกเดือน การทำเพย์โรลก็ยังจะต้องเกิดขึ้นต่อไปด้วยเช่นกัน หากบริษัทไม่มีแผนสำรองเพื่อรองรับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นนี้ ก็อาจส่งผลกระทบต่อการจ่ายเงินเดิน สร้างผลเสียต่อภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือขององค์กรได้ เทคโนโลยีอย่างเช่นซอฟต์แวร์ที่ทำงานบนระบบคลาวด์ เปิดโอกาสให้เข้าถึงข้อมูลได้จากระยะไกล ทั้งยังช่วยจัดเก็บข้อมูลจำนวนมหาศาลได้อีกด้วย
การจัดการเพย์โรลอย่างเป็นระบบจะช่วยลดข้อผิดพลาดใดๆ ก็ตามที่อาจเกิดขึ้น ยิ่งไปกว่านั้นคือช่วยเพิ่มเวลาในการทำงาน ให้ทีม HR มีเวลาไปพัฒนารายละเอียดส่วนอื่นๆ ของงาน HR ให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้นไป