การทำบัญชีเงินเดือนถือเป็นกลไกที่สำคัญอย่างหนึ่งในการทำธุรกิจ การคำนวณที่ผิดพลาดหรือการจ่ายเงินที่ล่าช้าแม้เพียงเล็กน้อยอาจทำให้เกิดความไม่พอใจในหมู่พนักงาน ยิ่งถ้าหากข้อผิดพลาดเหล่านี้เกิดขึ้นซ้ำๆ ก็ยิ่งส่งผลกระทบต่อความเชื่อมั่นของพนักงานที่มีต่อองค์กร สิ่งที่เกิดขึ้นตามมาคือการเปลี่ยนย้ายงานของพนักงาน ซึ่งส่งผลเสียโดยตรงต่อบริษัทอย่างชัดเจน
อย่างไรก็ตาม การทำ Payroll ถือเป็นกระบวนการที่กินเวลาเป็นอย่างมาก ยิ่งเมื่อกระบวนการส่วนใหญ่เป็นการทำซ้ำที่มีรายละเอียดค่อนข้างมาก จึงต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในการดูแล งบประมาณที่ถูกจัดสรรมาเป็นค่าจ้างก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย เพราะฉะนั้นแล้วจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่เจ้าของธุรกิจจะทำความเข้าใจกระบวนการทำงานของ Payroll เพื่อที่คุณจะมั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณจะได้รับเงินเดือนในจำนวนที่ถูกต้องและตรงเวลา
อัปเดตข้อมูลส่วนตัวของพนักงานอยู่เสมอ
ขั้นตอนสำคัญแรกที่จำเป็นต่อการทำ Payroll เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการทำเอกสารสำหรับบัญชีเงินเดือน คือการอัปเดตข้อมูลส่วนตัวของพนักงานเอาไว้ในระบบอยู่เสมอ ทั้ง ชื่อ-นามสกุล (หากมีการเปลี่ยนชื่อ) หมายเลขบัญชีธนาคาร เบอร์โทรศัพท์ รวมไปถึงที่อยู่ของพนักงาน
รายเดือน รายสัปดาห์หรือรายวัน? กำหนดวันจ่ายเงินให้แน่ชัด
พนักงานแต่ละคนมีรูปแบบการรับค่าจ้างแบบไหน รายเดือน รายสัปดาห์ รายวัน หรือแบ่งตามโปรเจกต์ ควรระบุข้อมูลส่วนนี้เอาไว้ในระบบของซอฟต์แวร์ให้ชัดเจน จุดนี้จะช่วยเอื้อต่อการจ่ายเงินอย่างเป็นระบบ ถ้าหากมีการกำหนดวันจ่ายเงินให้ชัดเจน เช่นทุกวันที่ 15 หรือ 30 ของเดือน จะช่วยให้ทีม HR ติดตามการจ่ายเงินย้อนหลังได้ และยังช่วยให้ทีมมีเวลาวางแผนการจ่ายในรอบถัดไปอีกด้วย
คำนวณรายได้สุทธิที่แต่ละคนได้รับ
จำนวนเงินเดือนต่างจากจำนวนเงินที่พนักงานได้รับ ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายแบบรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือแบบอื่นๆ ก็ตาม ค่าจ้างเหล่านั้นจะต้องถูกนำไปหักภาษีตามอัตราที่กำหนด หรือในบางบริษัทอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมส่วนอื่นๆ ที่พนักงานได้รับ อาจเป็นค่าเดือนทาง ค่าอาหาร ค่าจ้างทำงานล่วงเวลา หรือค่าโทรศัพท์ ควรแจกแจงรายละเอียดในส่วนนี้ในสลิปเงินเดือนให้เรียบร้อย และสรุปรายได้สุทธิของพนักงานของแต่ละคนให้ชัดเจน
จ่ายให้ตรงวันตามกำหนด
อาจฟังดูเรียบง่าย แต่ถ้าละเลยก็คงจะกลายเป็นเรื่องใหญ่ ไม่ว่ารูปแบบการจ่ายเงินของบริษัทคุณจะเป็นการโอนเข้าบัญชีเงินเดือนโดยตรง หรือเป็นเช็คสำหรับขึ้นเงิน ก็ควรจะทำรายการเอาไว้ล่วงหน้าก่อนวันที่กำหนด เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์จ่ายเงินล่าช้า หากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันก็จะได้แก้ปัญหาได้ทันท่วงที
แจกสลิปเงินเดือน
ยุคนี้หลายๆ บริษัทหันมาแจกสลิปเงินเดือนในรูปแบบอีเมล หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กันแล้ว ถึงอย่างนั้นสลิปเงินเดือนแบบที่เป็นกระดาษก็ยังมีความจำเป็นอยู่ พนักงานบางคนบางตำแหน่ง อาจไม่อุปกรณณ์ในการเข้าถึงเอกสารออนไลน์ในส่วนนั้นได้ การแจกสลิปเงินเดือนทั้งสองทาง ทั้งแบบอิเล็กทรอนิกส์และแบบกระดาษ จะช่วยให้ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนได้รับสลิปเงินเดือนอย่างแน่นอน
จัดส่งเอกสารรายละเอียดการจ่ายเงินให้หน่วยงานที่รับผิดชอบ
การทำธุรกิจทุกประเภทจะต้องมีเรื่องของกฎหมายข้อบังคับเข้ามาเกี่ยวข้องอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณจัดส่งเอกสารการหักภาษีให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วน
ปิดงบบัญชีเพย์โรลในแต่ละเดือน
ขั้นตอนสุดท้ายของการทำบัญขีเงินเดือนในแต่ละเดือน คือการจัดเก็บบันทึกรายละเอียดการจ่ายที่เสร็จสิ้นแล้วอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้พร้อมนำมาใช้ในกระบวนการอย่างเช่นการตรวจสอบบัญชี หรือปิดรอบภาษีประจำปี ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของไฟล์เอกสารหรือไฟล์ดิจิทัล ก็จะต้องมีการจัดเก็บข้อมูลที่แน่นหนารัดกุม อย่าให้ข้อมูลรั่วไหลออกไปเป็นอันขาด
ซอฟต์แวร์ Payroll ในทุกวันนี้มาพร้อมฟังก์ชันที่มีมากกว่าเพียงดูแลจัดการการทำบัญชีเงินเดือน หลายๆ ซอฟต์แวร์มาพร้อมระบบจัดการวันลา หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ทั้งหมดก็เพื่ออำนวยความสะดวกให้ทีม HR ของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นและคล่องตัวมากขึ้นนั่นเอง