เมื่อยุคสมัยเปลี่ยนไป รูปแบบการทำงานก็เปลี่ยนไป ทุกวันนี้หลายบริษัทต่างหันมาปรับรูปแบบการทำงาน เปิดโอกาสให้พนักงานสามารถทำงานจากนอกออฟฟิศได้ และผลลัพธ์ที่ได้ตามมาก็ดีเกินคาด ผลสำรวจได้ชี้ให้เห็นว่าการทำงานจากระยะไกลให้ประสิทธิผลที่ดี และสร้างประโยชน์มากมายต่อองค์กร IBM ได้นิยาม Mobile Workforce หรือที่เรียกกันในภาษาไทยว่า พนักงานเคลื่อนที่ ว่าเป็นกลุ่มคนทำงานที่ขอบเขตพื้นที่ทางด้านกายภาพไม่สามารถจำกัดการทำงานเอาไว้ได้ แต่ไม่ว่าอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานได้ผ่านการใช้เทคโนโลยีต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต
การที่องค์กรมี Mobile Workforce ที่มีประสิทธิภาพ แสดงให้เห็นถึงความสำเร็จของกลยุทธ์ในการดูแลจัดการรูปแบบการทำงานแบบเคลื่อนที่ขององค์กร เพราะท้ายที่สุดแล้ว การทำงานจากระยะไกลถือเป็นการเปิดโอกาสให้คนที่มีความสามารถได้แสดงทักษะและความเชี่ยวชาญที่มี ในขณะเดียวกันก็เป็นการผลักดันให้พนักงานทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพที่สุด แม้สถานที่จะแตกต่างออกไปก็ตาม ข้อดีอีกหนึ่งอย่างของ Mobile Workforce คือการที่บริษัทจะสามารถทำเรื่องย้ายพนักงานภายในได้ เช่นอาจจะย้ายออฟฟิศที่ประจำตำแหน่ง โดยที่ไม่ต้องมองหาพนักงานใหม่ให้เป็นการเสียเวลาไป
นอกจากรูปแบบการทำงานใหม่นี้ จะยืดหยุ่นและเปิดโอกาสให้พนักงานเลือกสถานที่ทำงานได้อย่างอิสระ วิธีนี้ยังช่วยเปลี่ยนค่าใช้จ่ายด้านสถานที่ของบริษัทมาเป็นการลงทุนอย่างคุ้มค่าในพนักงาน อย่างไรก็ตามหากองค์กรไม่มีนโยบายเกี่ยวกับ Mobile Workplace ที่ชัดเจน ก็อาจทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการขึ้นได้
นี่คือสิ่งที่อาจเกิดขึ้น และวิธีรับมือที่คุณสามารถทำได้
ข้อกำหนดควรรู้เกี่ยวกับประเทศที่จะไป
ข้อกำหนดเกี่ยวกับการตรวจคนเข้าเมืองและกฎหมายภาษี มีการปรับปรุงอัปเดตอยู่เสมอ ในช่วงโควิด-19 ที่ผ่านมา เราจะเห็นได้ว่าหลายประเทศงดให้บริการเที่ยวบินระหว่างประเทศ หรือแม้แต่ปิดการเข้าออกผ่านทางชายแดน ตัวเลือกด้านสถานที่ทำงานสำหรับพนักงานจึงลดน้อยลง นอกจากนี้ข้อกำหนดในการตรวจคนเข้าเมืองของแต่ละประเทศยังมีความเข้มงวด บริษัทจึงต้องพิจารณาให้ดีหากจะส่งพนักงานไปทำงาน หรือประจำการยังต่างประเทศ เพราะยังต้องมีรายละเอียดในเรื่องของภาษีให้พิจารณาเพิ่มเติมอีกด้วย
สิ่งที่บริษัทสามารถทำได้เพื่อรับมือจัดการกับเรื่องนี้ คือการให้ฝ่ายบุคคลคอยตรวจสอบเรื่องการรายงานภาษี และการหักภาษี ณ ที่จ่าย (หากว่ามี) ในประเทศที่พนักงานทำงานอยู่ แต่ถ้าหากหัวข้อนี้อยู่นอกเหนือความสามารถของฝ่ายบุคคล บริษัทอาจเลือกใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางหรือที่ปรึกษาด้านภาษี เพื่อให้การทำธุรกิจในต่างแดนเป็นไปอย่างราบรื่น ตรงกับข้อกำหนดการตรวจคนเข้าเมืองและด้านภาษี
ใช้ Mobility Data ของพนักงาน ให้เป็นประโยชน์
การใช้ข้อมูลมาเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจ ถือเป็นทางเลือกที่ที่ผู้บริหารสามารถนำมาใช้ในหลายๆ ส่วนขององค์กรได้ รวมไปถึงด้าน HR ข้อมูลที่เรียกกันว่า Mobility Data ของพนักงานช่วยให้เจ้าของธุรกิจเข้าใจถึงโครงสร้างของ Workforce ไม่ว่าจะเป็น อัตราการเปลี่ยนงาน เลื่อนตำแหน่ง การจ้างงานรวมไปถึงการถ่ายโอนตำแหน่ง
ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดของปัญหาที่มักเกิดขึ้นในบริษัท คืออัตราการเพิ่มตำแหน่งที่ต่ำ จุดนี้อาจแสดงให้เห็นว่าองค์กรไม่ได้วางกรอบของตำแหน่งหน้าที่งานเอาไว้ชัดเจน หรืออาจไม่มีแผนความก้าวหน้าทางด้านอาชีพมารองรับพนักงาน กล่าวคือไม่มีวิธีจัดการที่พร้อมรับมือกับการเติบโต สิ่งที่ Mobility Data ของพนักงานสามารถทำได้ คือการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร คำถามที่เกิดขึ้นตามมาคืออะไรคือตัวบ่งชี้ความเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นเหล่านี้
การเลือกใช้บริการระบบ HRMS (Human Resource Management) จะช่วยอำนวยความสะดวกในการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญของพนักงาน เพื่อให้การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็ว และแม่นยำ สะดวก ต่อการตัดสินใจที่จะเกิดขึ้นมาตามมามากยิ่งขึ้น
คุณภาพ VS ค่าใช้จ่าย
การจ้างพนักงานใหม่ เมื่อมีการเปิดออฟฟิศใหม่หรือมีการเปิดตำแหน่งงานใหม่ เป็นกระบวนการที่เรามักเห็นกันอยู่บ่อยๆ แต่ก่อนจะไปถึงจุดนั้น เราอยากขอให้คุณลองพิจารณาบุคลากรภายในองค์กรให้ดีอีกครั้ง อาจมีคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและคู่ควรอยู่แล้วก็เป็นได้ เช่นเดียวกัน หากเราจะย้ายงานพนักงานให้ไปอยู่ในอีกประเทศ จะไม่ดีกว่าหรือหากบริษัทเลือกรับพนักงานใหม่ซึ่งเป็นคนท้องถิ่น และมีความคุ้นชิน เข้าใจ กับบริบททางด้านสังคมและการตลาดในประเทศนั้นๆ อยู่ก่อนแล้ว ดังนั้นแล้วองค์กรจึงควรพิจารณาให้ดีทุกครั้งที่มีการย้ายประเทศที่ประจำการของพนักงาน HR จะต้องทำความเข้าใจถึงวิธีการจัดการและอำนวยความสะดวกสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น ซึ่งประกอบไปด้วยรายละเอียดมากมายไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่พัก เงินเดือนที่เหมาะสม การเสียภาษี ค่าตั๋วเดินทาง อย่าคำนึงถึงเพียงแค่ค่าใช้จ่ายระยะสั้น แต่ควรมองการณ์ไกลไปถึงค่าใช้จ่ายหรือผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นในระยะยาวด้วย
สิ่งหนึ่งที่ธุรกิจชั้นนำด้าน HR ควรมี เพื่อที่จะดึง Mobile Workforce มาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้อย่างสูงสุด คือการมีโปรแกรมที่ช่วยซัพพอร์ตและเตรียมพนักงานให้พร้อมสำหรับการทำงานให้ต่างแดน และสิ่งสำคัญยิ่งไปกว่านั้นคือการมุ่งสร้างพนักงานที่ยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพ เพราะนี่คือหัวใจหลัก ที่จะช่วยให้องค์กรสามารถเลือกพนักงานถูกคน ไว้ทำงานในประเทศที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะควร