เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในชีวิตของเรามากขึ้นเรื่อยๆ ไม่ว่าจะหันทางไหน
เราก็มักจะเห็นเทคโนโลยีและนวัตกรรมต่างๆ อยู่รายล้อมรอบตัวเต็มไปหมด ไม่กี่สิบปีก่อนหน้านี้
การทำบัญชีเงินเดือนยังคงอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษ
และต้องอาศัยพื้นที่มากมายในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารทั้งหมดรวมเข้าไว้ด้วยกัน ยังไม่รวมถึงมาตรการรักษาความปลอดภัย
ที่จะช่วยเก็บรักษาข้อมูลภายในเอกสารให้เป็นความลับ
ทั้งหมดรวมเป็นงบประมาณจำนวนมหาศาลที่บริษัทต้องใช้จ่ายไปในแต่ละปี
อีกทั้งรูปแบบของงานก็มีลักษณะเป็นรูปแบบตายตัว ไม่ได้น่าดึงดูดใจแต่อย่างใด
ที่สำคัญไปกว่านั้นคือดูเหมือนว่าการทำบัญชีเงินเดือนจะไม่ได้สร้างองค์ความรู้ที่สามารถนำไปประยุกต์ให้เกิดประโยชน์แก่บริษัทได้แต่อย่างใด ทั้งหมดนี้ทำให้สรุปได้ว่าการทำบัญชีเงินเดือนก่อนหน้านี้ ใช้งบประมาณเกินที่ควรจะเป็น
กลายเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตขององค์กร ทุกวันนี้เทคโนโลยีได้พาให้หลายสิ่งหลายอย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้น
การทำเพย์โรลถูกเปลี่ยนมาอยู่ในรูปแบบของไฟล์ดิจิทัล ไม่ต้องมีเอกสารให้เก็บจนเปลืองพื้นที่อีกต่อไป
การรักษาความปลอดภัยก็ไม่ใช่เรื่องที่เกินความสามารถ และยิ่งไปกว่านั้น
คือการดึงเอาข้อมูลจากเพย์โรลมาสร้างให้เกิดประโยชน์ต่อบริษัทได้หลายประการ
วางแผนตัดสินใจให้อนาคตของบริษัท
การวิเคราะห์ข้อมูลจากบัญชีเงินเดือนช่วยให้บริษัทสามารถคาดการณ์ทิศทางการดำเนินธุรกิจในแต่ละปีได้
บริษัทจะสามารถจัดการงบประมาณสำหรับแต่ละส่วนงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ถือเป็นกลยุทธ์ที่สำคัญอย่างยิ่งหากธุรกิจต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลง หรือการขยายตัวของบริษัท อย่างเช่น
โปรดักส์ใหม่ที่ปล่อยออกสู่ตลาด ได้รับความนิยมและประสบความสำเร็จเป็นอย่างยิ่ง
ข้อมูลจากการวิเคราะห์บัญชีเงินเดือนจะช่วยให้คำตอบได้ว่าบริษัทควรเดินหมากก้าวต่อไปอย่างไรเพื่อผลิตโปรดักส์เพิ่มเติมให้
เพียงพอต่อความต้องการของตลาด ต้องจ้างพนักงานมากขึ้น หรือต้องลงทุนในส่วนไหนเพิ่มบ้าง
การจัดสรรงบประมาณเป็นรายละเอียดที่สำคัญอย่างยิ่ง เมื่อมีการวิเคราะห์ข้อมูลในส่วนนี้เข้ามาช่วยเสริม
จึงช่วยให้การตัดสินใจในการทำธุรกิจเป็นไปได้อย่างไม่ยากเย็น
นอกจากนี้การวิเคราะห์ข้อมูลบัญชีเงินเดือนยังช่วยกำหนดกลยุทธ์สำหรับการเติบโตของธุรกิจในระยะยาว
ข้อมูลในส่วนนี้ทำให้คุณมองเห็นภาพกระบวนการทำงาน รวมไปถึงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในบริษัทอย่างชัดเจน
จึงพอที่จะคาดการณ์การเปลี่ยนแปลง หรือกำหนดแนวทางการทำงานของบริษัทได้โดยคร่าว เช่น
อาจจัดให้มีเทรนนิ่งเพิ่มความรู้พนักงานทุกๆ ไตรมาส เพื่อรักษามาตรฐานให้กับโปรดักส์ของบริษัท
หากมีพนักงานที่ลาออกหรือเข้าใหม่ ก็จะสามารถรับช่วงต่อได้อย่างราบรื่น
พัฒนาสวัสดิการเพื่อรักษาพนักงานคุณภาพ
ไม่ว่าบริษัทของคุณจะประกอบธุรกิจด้านไหน เกี่ยวกับอะไร
หนึ่งในองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้องค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้ ก็คือพนักงาน
โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานมากความสามารถ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ดังนั้นแล้วการรักษาบุคคลสำคัญเหล่านี้เอาไว้จึงเป็นเรื่องที่บริษัทต้องให้ความใส่ใจ
การวิเคราะห์บัญชีเงินเดือนจะทำให้เห็นถึงความสอดคล้องระหว่างประสิทธิภาพในการทำงานกับจำนวนเงินที่พนักงานคนนั้นๆ ได้รับเป็นการตอบแทน หากเกิดตัวเลขที่ไม่เป็นธรรมขึ้น อาจทำให้เกิดความไม่พอใจ
และส่งผลให้คุณเสียพนักงานคุณภาพไป เมื่อนำการวิเคราะห์บัญชีเงินเดือนเข้ามาช่วยในจุดนี้
จึงช่วยให้บริษัทหลีกเลี่ยงการเชิญกับเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์เหล่านั้นออกไปได้
บริษัทสามารถปรับปรุงแก้ไขจำนวนเงินเดือนให้เป็นธรรมได้อย่างทันท่วงที การมีค่าล่วงเวลาก็อาจลดอัตราการเปลี่ยนงานได้
ยิ่งถ้าหากมีการจัดทำแบบสอบถามเพื่อสำรวจความต้องการของพนักงานควบคู่กันไปด้วย
ก็จะทำให้บริษัทสามารถมอบแพ็กเกจสวัสดิการที่ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานภายในองค์กรได้ เช่น
องค์กรที่มีพนักงานอายุน้อยอาจให้ความสำคัญกับการจัดเทรนนิ่งเพิ่มความรู้ หรือสิทธิพิเศษอย่างเช่นอภินันทนาการต่างๆ องค์กรที่มีพนักงานอายุมากขึ้นมา อาจให้ความสำคัญกับระบบประกันสุขภาพ เป็นต้น
ขีดจำกัดด้านประโยชน์ของการทำบัญชีเงินเดือนได้ถูกขยายออกไปอย่างที่ใครหลายๆ คนอาจไม่เคยคิดมาก่อน
สิ่งที่สำคัญไปกว่านั้นคือการนำสิ่งเหล่านี้มาประยุกต์ใช้ให้เกิดขึ้นภายในองค์กรของคุณ
Comments