Outsource เพย์โรล ประหยัดและมีประสิทธิภาพกว่าอย่างไร?

การทำบัญชีเงินเดือน เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่มีควบคู่อยู่ในกิจการทุกรูปแบบ ไม่ว่ากิจการเหล่านั้นจะมีขนาดใหญ่หรือเล็ก เป็นองค์กรธุรกิจ หรือธุรกิจครอบครัวก็ตาม หลายคนมองว่าการทำบัญชีเงินเดือนหรือเพย์โรล เป็นภาระงานที่กินเวลา และมีค่าใช้จ่ายสูง ก่อนหน้านี้หลายบริษัทอาจเลือกใช้วิธีที่ให้พนักงานภายในบริษัทเป็นผู้ดูแลรับผิดชอบการทำเพย์โรล อาจเป็นฝ่าย HR หรือฝ่ายบัญชี การทำงานในลักษณะนี้ทำให้บริษัทต้องเสียพื้นที่ออฟฟิศส่วนหนึ่งหมดไปกับการจัดเก็บเอกสาร ในเวลาต่อมาที่เทคโนโลยีเข้าถึงได้ง่ายยิ่งขึ้น หลายบริษัทก็เลือกที่จะเปลี่ยนมาใช้บริการซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนในการจัดทำเพย์โรล แม้จะสามารถลดอัตราการจ้างงานพนักงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบการทำเพย์โรลลงไปได้ แต่ก็ยังมีพนักงานส่วนที่เหลืออยู่ที่บริษัทต้องมีหน้าที่ดูแล ยังไม่นับค่าอัปเดตซอฟต์แวร์ ค่ารักษาผลิตภัณฑ์ที่คอยแวะเวียนมาเรียกเก็บเงินอย่างสม่ำเสมอ ดังนั้นแล้วจึงเกิดเป็นตัวเลือกใหม่ในการทำเพย์โรลตามมา นั่นก็คือการใช้บริการบริษัท Outsource ที่รับหน้าที่ดูแลการจัดทำเพย์โรลอย่างเฉพาะเจาะจง ประโยชน์สำคัญของการใช้บริการบริษัท Outsource Payroll ซึ่งจะส่งผลดีต่อบริษัทอย่างเห็นได้ชัด คือการประหยัดต้นทุน และการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นเอง

ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายบริษัท

การทำธุรกิจ คือการรับ-จ่ายเงิน การทำเพย์โรลจึงมีค่าใช้จ่ายด้วยเช่นกัน เหมือนอย่างที่ได้กล่าวไปในข้างต้น ในการทำเพย์โรลแบบเดิมบริษัทอาจมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากที่ลงทุนไปกับการทำเพย์โรลภายในกิจการ ทั้งค่าจ้างพนักงาน ค่าวัสดุสำหรับจัดทำเอกสาร ค่าเช่าออฟฟิศสำหรับจัดเก็บเอกสารและแผนกเพย์โรล รวมไปถึงค่าอุปกรณ์ออฟฟิศสำหรับพนักงานแต่ละคน ทั้งหมดนี้อาจเป็นเพียงค่าใช้จ่ายบางส่วนเท่านั้น หรือในอีกตัวเลือกหนึ่งที่หลายบริษัทนิยมใช้กัน คือการเลือกซื้อซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนมาใช้ดูแลการทำเพย์โรลภายในบริษัท ก็ยังมีค่าใช้จ่ายในส่วนของค่าซอฟต์แวร์ ค่าบำรุงรักษา หรือรวมไปถึงค่าอัปเดตซอฟต์แวร์ ซึ่งสามารถมีมาให้จ่ายได้บ่อยครั้ง และถึงแม้จะใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยแล้ว บริษัทก็ยังต้องหาพนักงานมาคอยดูแล ใช้งานซอฟต์แวร์ตัวนี้อีก ทำให้ต้องมีค่าจ้างพนักงานเพิ่มขึ้นมาอีก

ในทางกลับกัน การเลือกใช้บริษัท Outsource เข้ามาช่วยดูแลการทำเพย์โรลให้อย่างชัดเจน ช่วยลดค่าใช้จ่ายให้บริษัทได้หลายทาง ไม่ว่าจะเป็นค่าจ้างพนักงานที่มีหน้าที่ดูแลการทำเพย์โรล ค่าซอฟต์แวร์ ค่าอัปเดตซอฟต์แวร์ ที่มากไปกว่านั้นคือการช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กรได้ทุกเมื่อ เพราะการทำเพย์โรลที่ผิดพลาดอาจนำไปสู่การเกิดปัญหาบานปลายซึ่งอาจกลายมาเป็นอุปสรรคที่ฉุดรั้งบริษัทจากความก้าวหน้า ทั้งความเสี่ยง ทั้งค่าปรับ ทั้งหมดล้วนแต่เป็นค่าใช้จ่ายที่อยู่นอกเหนืองบประมาณ ซึ่งแน่นอนว่าไม่มีใครอยากให้เกิดขึ้น และปฏิเสธไม่ได้เลยว่าวิธีนี สามารถช่วยประหยัดเวลาที่มักจะเสียไปกับการทำเพย์โรลได้มากทีเดียว เพราะฉะนั้นแล้ว การเลือกใช้บริการจัดทำเพย์โรลจากบริษัท Outsource ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านนี้โดยตรง จะช่วยประหยัดเวลา ประหยัดเวลา ทั้งยังมั่นใจในความถูกต้อง และคุณภาพของงานได้อีกด้วย

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำเพย์โรล

เมื่อมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางเข้ามาช่วยดูแล การทำเพย์โรลจึงมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย ที่เห็นได้ชัดคือในเรื่องของความถูกต้องของการจัดทำเอกสารให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางด้านกฎหมาย ที่มักมีการอัปเดตอยู่เป็นประจำ ยกตัวอย่างเช่นอัตราภาษีที่หักออกจากเงินเดือน จำนวนเงินที่หักออกเพื่อสมทบประกันสังคม ตัวเลขเหล่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ทุกเมื่อ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่บริษัทต้องคอยอัปเดตข่าวสารเพื่อนำไปปฏิบัติตาม การมีทีมผู้เชี่ยวชาญคอยอัปเดตข้อมูลในส่วนนี้ให้ ทำให้บริษัทไม่ต้องคอยมานั่งกังวลใจถึงความถูกต้องของการจัดการตัวเลขบนบัญชีเงินเดือน เหนือสิ่งอื่นใดคือเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลที่ปรากฎบนสลิปเงินเดือนเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่ควรแพร่งพรายออกไป ซึ่งบริษัท Outsource มักมีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่แน่นหนา ยากต่อการเจาะระบบของเหล่าแฮ็กเกอร์หรือผู้ไม่หวังดี จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลพนักงานภายในบริษัทถูกเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัย

ประโยชน์ของการใช้ Outsource ในการจัดทำเพย์โรลมีมากมาย ทั้งหมดที่กล่าวมานี้อาจเป็นเพียงรายละเอียดส่วนน้อยเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ก่อนจะเลือกบริษัท Outsource ใดๆ ก็ตามมาเป็นผู้ดูแลเพย์โรลของบริษัท อย่าลืมตรวจสอบความน่าเชื่อถือและเปรียบเทียบราคา เพื่อให้ได้ Outsource ที่เหมาะสมกับบริษัทอย่างลงตัว