top of page
ค้นหา
  • รูปภาพนักเขียนi-Admin

Payroll Software กับข้อควรระวัง ป้องกันไว้ไม่ให้เกิดขึ้น


คงไม่แปลกอะไรถ้าในยุคนี้ หันไปมองทางไหนก็มีแต่เทคโนโลยีเต็มไปหมด นวัตกรรมและสิ่งประดิษฐ์ต่างๆ ถูกคิดค้นขึ้นมาเพื่ออำนวยความสะดวกในชีวิตประจำวันของเรา ไม่ว่าจะฮาร์ดแวร์ หรือซอฟต์แวร์ ต่างก็มีให้เราได้เห็นกันอย่างชินตา ถ้าจะให้ลองยกตัวอย่างถึงซอฟต์แวร์สักอันที่อยู่ชีวิตประจำวัน ขอแค่ยกมือถือขึ้นมาแล้วปลดล็อกหน้าจอ ก็เจอแอปพลิเคชันไม่ต่ำกว่า 10 แอปฯ แล้ว องค์ประกอบส่วนหนึ่งในชีวิตคนทำงานออฟฟิศ ก็คือการทำงานผ่านแอปพลิเคชัน หรือซอฟต์แวร์ต่างๆ เช่นกัน หลายซอฟต์แวร์ก็ถูกออกแบบมาเพื่อให้รองรับการทำงานของอาชีพใดอาชีพหนึ่งอย่างเฉพาะเจาะจง และซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้การทำบัญชีเงินเดือน ก็คือ ซอฟต์แวร์เพย์โรล นั่นเอง


ซอฟต์แวร์ประเภทนี้มักมาพร้อมโปรแกรมขั้นพื้นฐานในการทำบัญชีเงินเดิน และยังมีฟีเจอร์เด่นที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะของแต่ละอัน ซึ่งอาจจะตอบโจทย์การทำงานกลุ่มบริษัทที่แตกต่างกัน แต่แน่นอนว่าประโยชน์ขั้นพื้นฐานของซอฟต์แวร์เพย์โรลย่อมต้องเป็นการอำนวยความสะดวก ลดภาระความยุ่งยากในการทำบัญชีเงินเดือนของแผนก HR (อ่าน ลดงาน ลดเอกสาร กับการทำงาน HR ด้วยซอฟต์แวร์ Payroll) ถึงอย่างนั้นก็ตาม แม้เทคโนโลยีจะเข้ามาช่วยลดภาระได้มาก ผู้ใช้งานก็ไม่ควรชะล่าใจ และมอบหมายหน้าที่ทั้งหมดให้ซอฟต์แวร์เป็นคนดูแลจัดการ เพราะถึงแม้ AI จะมีความสามารถ และถูกพัฒนาขึ้นมาเป็นอย่างดี ก็ยังมีลักษณะงานบางอย่างที่มีแต่มนุษย์เท่านั้นที่จะสามารถเข้าใจและจัดการได้


หน้าที่ของซอฟต์แวร์เพย์โรลคือการจัดทำบัญชีเงินเดือน และทำการจ่ายเงินให้พนักงานตามการตั้งค่าที่ถูกกำหนดเอาไว้ บางโปรแกรมอาจมีระบบให้พนักงานตอกบัตรเข้า-ออกงาน หรือลงบันทึกเวลาทำงานด้วยตัวเอง แต่จะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานลงบันทึกตามความจริง? ว่าพวกเขาได้ทำงานตามที่ได้ระบุไว้จริง? ณ จุดนี้ หลายบริษัทเลือกที่จะให้หัวหน้าแผนกเซ็นชื่อเพื่ออนุมัติว่าพนักงานได้ทำงานตามที่ได้รับมอบหมายอย่างที่ได้ระบุตามเวลาไว้จริง หากลองพิจารณาดูให้ดี จะเห็นได้ว่าคุณสมบัติของซอฟต์แวร์เงินเดือนไม่สามารถช่วยคุณชี้วัดความสามารถ ศักยภาพ หรือความทุ่มเทของพนักงานคนใดได้เลย การจ่ายเงินเดือนก็จะไม่เป็นไปอย่างยุติธรรม คนที่ตั้งใจทำงานหรือมีหน้าที่รับผิดชอบเยอะ ก็อาจได้รับค่าตอบแทนน้อยกว่าที่ควรจะเป็น เหตุผลก็เพียงเพราะระบบซอฟต์แวร์ไม่มีความสามารถในการวิเคราะห์ความสามารถของคน ยิ่งถ้าในยุคนี้ที่รูปแบบการทำงานมักจะเป็นแบบ Work From Home หรือ Hybrid เป็นหลัก คุณอาจไม่มีทางรู้ได้เลยว่าพนักงานของคุณทำงานจริงๆ กี่เปอร์เซ็นต์จากชั่วโมงการทำงานทั้งหมด 8 ชั่วโมงต่อวัน


อีกประการหนึ่งซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหาใหญ่ตามมาในภายหลัง คือการปฏิบัติตามข้อบังคับทางกฎหมายในการทำบัญชีเงินเดือน ค่าจ้างที่พนักงานได้รับจะต้องมีการหักค่าใช้จ่ายอย่างเช่นภาษี ประกันสังคม เป็นต้น รายละเอียดส่วนนี้อาจมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้ หน้าที่ของบริษัทคือการปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด เพราะฉะนั้นแล้วหากซอฟต์แวร์ไม่อัปเดตแพตช์ ไม่อัปเดตข้อมูลใหม่ ก็อาจทำให้บริษัทต้องตกที่นั่งลำบากได้เช่นกัน หากมีประกาศอย่างเป็นทางการออกมา แผนก HR คงต้องไม่พลาดอัปเดตข้อมูลข่าวสารเหล่านั้น และนำมาปรับใช้กับบริษัทอย่างแน่นอน


เพราะฉะนั้นแล้ว ถึงแม้ว่าซอฟต์แวร์เพย์โรลจะมีประโยชน์มากมาย ช่วยลดภาระการทำงาน และเพิ่มความแม่นยำในการคิดคำนวณตัวเลขได้จริง การใช้ทักษะ Soft Skills ในการบริหารพนักงานก็ยังเป็นสิ่งจำเป็นอยู่ และสิ่งเหล่านี้ก็เป็นคุณสมบัติของแผนก HR หากธุรกิจของคุณเป็นแบบ SME บทความนี้อาจช่วยตอบคำถามได้ว่าเพราะเหตุใดซอฟต์แวร์เพย์โรลจึงช่วยตอบโจทย์ธุรกิจของคุณได้ คลิก


ข้อดีของซอฟต์แวร์เพย์โรลคือการลดภาระหน้าที่ของแผนก HR ที่ต้องมาดำเนินงานในส่วนนี้ สิ่งที่ได้ตามมาคือเวลาในการทำงานของ HR ที่สามารถเปลี่ยนมาเป็นการบริหารจัดการพนักงานในองค์กร ให้ได้รับสวัสดิการอย่างที่ควรจะเป็น รวมไปถึงพัฒนาความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันของพนักงานในบริษัท ท้ายที่สุดก็เพื่อมอบสิ่งที่ดีที่สุดให้บริษัทนั่นเอง



ดู 9 ครั้ง0 ความคิดเห็น
Post: Blog2_Post
bottom of page